Automatiser les relances de factures impayées

01 Automatiser une relance, sans perdre la main

Relancer un client qui n'a pas payé est la tâche que tout le monde repousse. On n'ose pas, on oublie, on s'y met trop tard. Pendant ce temps, la trésorerie attend. Automatiser, ce n'est pas laisser un robot écrire à vos clients. C'est confier trois choses à l'outil : surveiller les échéances, préparer le bon message au bon moment, et vous rappeler qu'il faut l'envoyer.

La décision d'envoyer doit rester la vôtre. Un client fidèle qui a deux jours de retard ne mérite pas un rappel sec. Un client qui ignore trois messages, si. L'outil propose, vous disposez. C'est le principe que nous avons retenu dans Hub, et c'est celui que nous vous conseillons, quel que soit votre logiciel.

02 Ce que dit la loi entre professionnels

Entre professionnels, le délai de paiement est de 30 jours à compter de la réception de la marchandise ou de la réalisation de la prestation, sauf accord écrit. Vos conditions générales de vente ou le contrat peuvent prévoir 45 jours fin de mois, ou 60 jours à compter de la date de la facture, pas davantage dans le cas général (source : service-public.fr, délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard, page vérifiée le 7 août 2026).

• Pénalités de retard : elles courent dès le lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture, sans rappel ni mise en demeure. Le taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l'intérêt légal, soit 8,25 % selon la même page. Le code de commerce recommande le taux de la Banque centrale européenne majoré de 10 points, soit 12,40 % pour le second semestre 2026.
• Indemnité forfaitaire de 40 € : elle s'ajoute aux pénalités, pour chaque facture payée en retard, même en cas de paiement partiel. Elle n'est pas soumise à la TVA. Référence : article L441-10 du code de commerce, et article D441-5 pour le montant.
• Mentions obligatoires : le taux des pénalités et l'indemnité de 40 € doivent figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Leur absence dans les conditions générales de vente expose à une amende administrative, selon la même page.

Ces règles visent les clients professionnels. Pour un particulier, les pénalités ne s'appliquent pas de la même façon, et la facture doit renvoyer vers un médiateur de la consommation. Hub adapte ces mentions de bas de page selon le type de client : pour un professionnel, il inscrit le taux de pénalités que vous avez déclaré (ou, à défaut, trois fois le taux de l'intérêt légal), l'indemnité de 40 € et l'absence d'escompte ; pour un particulier, les coordonnées de votre médiateur de la consommation, si vous les avez renseignées dans Hub.

03 La cadence de relance : quatre paliers, quatre tons

Une relance efficace monte en intensité. Le premier message suppose un oubli. Le dernier annonce la suite. Entre les deux, le ton se durcit par étapes, jamais d'un coup. Voici la cadence appliquée par défaut dans Hub, comptée à partir de la date d'échéance de la facture :

Chaque palier n'est préparé qu'une seule fois par facture. Si le client paie entre deux étapes, le cycle s'arrête de lui-même : seules les factures dont le reste à payer est supérieur à zéro sont examinées. Une facture réglée en partie reste dans le cycle pour le solde.

04 Ce que fait Hub, concrètement

Hub est le logiciel de gestion que nous éditons chez WS Agency : devis, factures au format électronique Factur-X, relances, mandats SEPA, planning et l'assistant Hubby, pour 49 € HT par mois, sans engagement. Tout ce qui suit est décrit d'après le code de l'outil, pas d'après une plaquette. Le détail est sur ws-hub.fr.

• Chaque matin, un passage automatique examine toutes les factures échues depuis au moins un jour et non soldées. Pour chacune, il calcule le retard et repère les paliers qui sont dus.
• Le message est rédigé pour vous, aux couleurs de votre entreprise (logo, couleurs, pied de page), avec le PDF de la facture en pièce jointe. L'expéditeur affiché est le nom de votre entreprise, et les réponses du client arrivent sur votre adresse de contact, si elle est renseignée dans Hub.
• Rien ne part sans vous. Chaque relance est déposée dans la boîte d'envoi, en attente de validation. Vous pouvez la relire, modifier le texte, l'approuver, la refuser ou l'annuler. Les relances du jour s'approuvent en lot, après sélection. Seul le gérant principal du compte peut valider un envoi.
• Un score de fiabilité accompagne chaque relance : de 0 à 100, calculé d'après les factures payées à l'heure ou en retard, les impayés en cours et les relances déjà envoyées à ce client. À 70 et plus, le client est noté fiable ; entre 45 et 69, à surveiller ; en dessous, à risque. Un nouveau client part à 50, sans pénalité. Vous savez ainsi qui relancer en priorité.
• Depuis la fiche d'une facture, vous pouvez aussi lancer une relance à la main, avec votre propre texte, ou renvoyer la facture avec un lien de paiement par carte. Elle passe par la même boîte d'envoi.
• Avec Hubby, vous demandez « combien de factures impayées ? » et vous obtenez le nombre et le montant restant à encaisser. Vous dites « relance tous mes retards » et Hubby prépare une relance par facture en retard (50 par demande, par défaut), toutes déposées pour validation. Hubby n'envoie jamais rien lui-même.
• Sur le tableau de bord, les factures en retard s'affichent avec le nombre de jours de retard, et le point du matin vous propose celles à relancer en priorité pour éviter un trou de trésorerie.

Le même mécanisme existe pour les devis : 7 et 14 jours après l'envoi, Hub prépare un rappel au client qui n'a pas répondu, et s'arrête dès que le devis a dépassé sa date de validité.

05 Ce que Hub ne fait pas, et ce qu'il faut savoir

• Pas de SMS. Les relances partent par email, uniquement. C'est un choix : un SMS de relance est intrusif et difficile à prouver.
• Pas de courrier recommandé. La mise en demeure du quatrième palier est un email. Pour un dossier qui part au contentieux, le courrier recommandé reste à faire par vous ou par votre conseil.
• Pas d'envoi sans adresse email. Si la fiche du client n'a pas d'adresse, aucune relance n'est préparée. La relance est tout de même tracée dans l'historique du client, et vous pouvez relancer à la main.
• Pas de calcul automatique des pénalités. Hub inscrit les mentions légales sur la facture et rappelle leur existence dans les relances ; il n'ajoute pas de ligne de pénalités à vos factures. Pour chiffrer ce que vous pouvez réclamer, un calculateur gratuit est disponible sur ws-hub.fr.
• La cadence par défaut est 7, 14, 30 et 60 jours. L'outil est prévu pour une cadence propre à chaque compte et pour désactiver un palier, par exemple ne jamais envoyer la mise en demeure. Ce réglage n'est pas encore accessible depuis l'interface : il se fait sur demande auprès de nous.
• Au démarrage, si vous avez déjà des factures très en retard, plusieurs paliers peuvent être préparés le même jour pour la même facture, le plus urgent en tête. Vous n'approuvez que celui qui convient.

06 Par où commencer

Pas besoin de tout changer d'un coup. Quatre gestes suffisent pour que les relances tournent :

• Mettez vos conditions générales à jour : le taux des pénalités de retard et l'indemnité de 40 € doivent y figurer, et sur chaque facture. Hub s'en charge sur les factures ; vérifiez vos CGV.
• Renseignez l'adresse email de chaque client et une date d'échéance sur chaque facture. Sans échéance, il n'y a pas de retard, donc pas de relance.
• Ouvrez la boîte d'envoi chaque matin. Les relances du jour vous attendent, prêtes à approuver. Deux minutes, pas plus.
• Gardez un œil sur le score de fiabilité : un client noté « à risque » mérite un appel avant le troisième palier.

La prise en main de Hub se fait en une séance avec nous. Si votre activité a des règles particulières, nous pouvons aussi construire un outil sur mesure. Pour la plupart des petites entreprises, les relances de Hub suffisent largement.